Assistant / Assistante de direction

VOXOA recrute un(e) Assistant(te) de Direction dans le cadre d'un remplacement de congé maternité. Le contrat est en CDD pour une durée minimale de 10,5 mois, débutant le 04/11/2024 au plus tard et se terminant le 15/09/2025. Des aménagements autour de ces dates peuvent être trouvées selon les profils.
Le poste sera basé au siège social à Lyon.

Les fonctions principales seront :
Gestion contractuelle et commerciale
- Gère les dossiers de candidatures et offres dans le cadre des consultations depuis la veille jusqu'à l'envoi des dossiers, suivi du tableau de bord commercial.
- Gère le suivi et la mise à jour des pièces administratives et commerciales (CV, références.) nécessaires aux dossiers de candidatures et offres.
- Rédige et suit les contrats et avenants de VOXOA Conseils, en lien avec la direction juridique.
- Gère la facturation de VOXOA : production des cadres de facturation, calcul des révisions, gestion de la sous-traitance, facturation sur le logiciel GX, envoi et suivi (gestion Chorus, encaissements, relances).

Gestion financière et d'activité
- Tient à jour les tableaux et le logiciel (GX) de reporting financier : prévisionnel, facturation, avancements physiques réels des opérations (FAE), déclaration d'assurance.
- Participe aux réunions de gestion de l'activité.
- Intervient en appui du directeur pour le suivi des procédures de reporting mensuel.
- Répond aux sollicitations de l'équipe de production sur ces volets.
- Coordonne les informations entre la production et son responsable.

Gestion d'agence
- Participe ponctuellement à l'accueil physique et téléphonique,

Production opérationnelle
- Selon son plan de charge, participe ponctuellement au secrétariat technique de l'activité, en renfort de production : dossiers de consultations, rédaction d'OS et d'avenants, vérification et révisions des états d'acomptes, etc.

Les compétences attendues sont :
- Dynamisme ;
- Grande rigueur et orthographe ;
- Résistance au stress (délais de réponses aux appels d'offres) ;
- Techniques de communications écrites et orales éprouvées ;
- Connaissance du secteur de la maîtrise d'ouvrage ou de l'assistance à maîtrise d'ouvrage ;
- Notions de comptabilité, aisance avec les chiffres ;
- Compétences informatiques : Excel confirmé, Outlook, Word confirmé et Powerpoint. Indesign serait un plus.
- Une connaissance du logiciel de gestion Everwin GX serait un plus.
- Méthodes de classement et d'archivage.
- Expérience requise : 5 ans minimum

HORAIRES :
39H/sem (35H+4 heures supplémentaires)
Pas de déplacements.
Prise de poste envisagée dernier trimestre 2024, fin du CDD mi-septembre 2025. Période de tuilage de 2.5 mois.
Le télétravail est en place depuis longtemps, il est propice au caractère non sédentaire et apporte de la flexibilité.

SOCIAL :
Convention collective nationale des bureaux d'études techniques, des cabinets d'ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils (SYNTEC) - CODE IDCC 1486.

- Mutuelle familiale & surcomplémentaire
- Remboursement 50% abonnement de transports sur justificatifs (annuel/mensuel)
- Participation annuelle abonnement culture/loisirs : 50 €
- Télétravail
- Horaires souples
- Indemnités kilométriques vélo
- Cooptation
- Intéressement
- Prime SYNTEC
- RTT

Adresser le CV et la lettre de motivation, par mail, à :
direction@voxoa.fr